Marktverkenner RMA

Opdrachtomschrijving

Aanvraag: Marktverkenner RMA – Raad van State

Functieomschrijving

Achtergrond opdracht

De Raad van State gebruikt momenteel Corsa voor het registreren en beheren van archiefwaardige informatie. Omdat de huidige onpremise variant van Corsa wordt uitgefaseerd, starten wij een Europees aanbestedingstraject voor een vervangende oplossing. Er ligt een conceptnotitie met uitgangspunten voor de toekomstige inrichting van de RMA. Deze notitie vormt de basis voor het verdere traject (requirements en programma van eisen), maar moet eerst worden getoetst en aangescherpt. Wij zoeken een ervaren consultant die ons helpt om deze uitgangspunten te verbeteren en om richting te geven aan de keuzes die we moeten maken, zonder al in detail naar specifieke producten of oplossingen te gaan.

Het doel van deze opdracht is om te komen tot een heldere en gedragen set uitgangspunten voor de vervanging van Corsa, inzicht in passende typen oplossingsrichtingen, en een duidelijke positionering van de RMA binnen de Raad van State. Deze opdracht is gericht op aanscherpen en richting geven, en niet op een uitgebreid onderzoekstraject.

Scope van de werkzaamheden

1. Review en aanscherping van de uitgangspuntennotitie

- Beoordelen van de bestaande notitie op duidelijkheid, volledigheid en haalbaarheid

- Voorbereiden en organiseren van één werksessie met o.a. Archivaris, Architect en Informatiemanagement, dat als doel heeft inzicht in de huidige archiefwerkwijze en applicatielandschap voor archiveren te vergaren, om dit te kunnen toetsen met de uitgangspuntennotitie.

- Aanscherpen van de notitie op basis van een eigen analyse en de input uit de werksessie

2. Een beknopte marktverkenning

Geef, aan de hand van de geactualiseerde uitgangspunten, inzicht in relevante typen oplossingen, zoals:

- RMA / recordmanagementoplossingen

- archiefplatformen / e-depot-achtige oplossingen

- maar indien van toepassing bijvoorbeeld ook DMS/ECM-oplossingen met archiveringsfunctionaliteit

We verwachten hier geen een uitgebreide marktconsultatie, interviews met leveranciers of productvergelijkingen dat focust op een leveranciersselectie, maar aan een marktverkenning dat gericht is op de oplossingsrichting. De bestaande kennis en ervaring van de consultant en de geactualiseerde uitgangspunten liggen hierbij aan de basis.

3. Advies

Adviseer over de rol en positionering van de RMA die geschikt zijn voor de werkwijze van de Raad van State. Beschrijf meerder varianten als dat van toepassing is. We verwachten hier een strategisch / richtinggevend advies. Dus niet dieper uitgewerkt met een technische uitwerking of een ontwerp.

4. Advies over aanpak ophalen eisen

Adviseer in relatie tot het advies voor de RMA positionering, over een praktische en werkbare aanpak voor ons om per gebruikersgroep relevante eisen op te halen. Dit passen wij toe ten behoeve van het programma van eisen in het vervolgtraject.

Functie Eisen/Wensen

Op te leveren resultaten

- Een aangescherpte versie van de notitie ‘Uitgangspunten voor vervanging RMA’.

- Een beknopt overzicht van mogelijke oplossingsrichtingen met voor- en nadelen.

- Een kort en duidelijk advies over 1) de positionering van de RMA, en 2) een aanpak voor het ophalen van eisen en wensen

De Raad van State heeft deze opdracht bewust compact gehouden en verwacht dat het uitgevoerd kan worden binnen circa 60–90 uur.

We verwachten niet een uitgebreid onderzoeks- of adviestraject, maar een praktisch richtinggevend resultaat.

Bij een offerte graag het volgende meesturen:

- de aanpak kort toelichten

- een ureninschatting geven per onderdeel

- eventuele afwijkingen op de ingeschatte 60-90 uur motiveren

Eisen

• de consultant heeft soortgelijke strategische marktverkenningen voor informatiebeheersystemen succesvol afgerond (het liefst binnen de publieke sector).
• de consultant is onafhankelijk en heeft geen belang bij specifieke leveranciers of oplossingen
• de consultant heeft kennis van de Archiefwet en de toepassing daarvan in informatiesystemen
• de consultant heeft ervaring als informatiearchitect en/of strategisch adviseur

Praktische details

• Start opdracht: Mei 
• Duur opdracht: 60-90 uur
• Locatie: Den Haag
• Deadline: 14-04 voor 12:00
• Tarief: marktconform
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.